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POSTE ET MISSIONS :

Rattaché(e) à la structure SOFIMAR, bureau d’ingénieur du pôle Maritime et Logistique de Bessé, l’assistant(e) SOFIMAR apportera son aide aux ingénieurs en support de leurs missions, notamment pour :

- la relecture des rapports d’expertise, des notes techniques et des présentations ainsi que leur traduction en anglais si besoin,
- la gestion des « classements de dépenses » attachés au sinistre
- l’enregistrement des factures liées aux honoraires d’expertise de SOFIMAR en relation avec les chargés d’indemnisation
- la gestion de la base documentaire de SOFIMAR (conformité des documents et mises à jour)

Détail des missions :

Dans le cadre de la mise en forme des tableaux de classement de dépenses :

- imprimer l’ensemble des factures relatives aux frais supportés par les assurés dans le cadre du traitement des sinistres
- analyser les bilans financiers présentés par les assurés dans le cadre du traitement des sinistres et lister les éventuelles factures manquantes
- numéroter les factures
- saisir les factures dans un tableur Excel spécifiquement dédié à la gestion des classements de dépenses

Dans le cadre de l’enregistrement des factures d’honoraires : 

- mettre en forme et numéroter les factures après validation des chargés d’indemnisation puis procéder à la dispache en fonction des informations communiquées par le chargé d’indemnisation
- tenir à jour le bilan des factures émises par SOFIMAR dans le cadre de la préparation du bilan annuel

Dans le cadre de la gestion du corpus documentaire SOFIMAR :

- contrôler la conformité des documents vis-à-vis de la charte graphique en vigueur et faire les modifications nécessaires
- tenir à jour la base documentaire en supprimant les documents obsolètes   

Eventuellement, l'assistant/e administratif/ve pourra, après validation de son responsable, apporter son concours à l’équipe « production » pour la mise à jour des bases de données client et pour toute autre mission ponctuelle.

FORMATION ET EXPÉRIENCE SOUHAITÉES:

De formation Bac + 2, vous justifiez idéalement d’une expérience d'assistant/e administratif/ve dans le domaine de l'assurance.

Vous maîtrisez le Pack Office. La connaissance de SAMPDF Basic est un plus.

LANGUE ÉTRANGÈRE REQUISE :

La pratique de l'anglais professionnel (à l'écrit notamment) est indispensable.

VOS QUALITÉS :

  • Rigueur (contrôle des informations / suivi des délais)
  • Autonomie (capacité à travailler seul/e en l'absence des ingénieurs)
  • Discrétion (au regard de la teneur des informations contenu dans les factures - notion possible de confidentialité)
  • Esprit d'initiative (capacité à proposer de nouveaux outils ou de nouvelles méthodes de gestion des informations)
  • Aisance relationnelle et ouverture d'esprit.

La rémunération sera fonction de l'expérience.